SAP Readiness Check Blog-Serie Teil 2 von 3
Die Vorbereitung des SAP Readiness Checks für H4S4 ist erledigt. Im nächsten Schritt wird der Readiness Check im SAP ERP HCM durchgeführt.
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Das Szenario steht, die Zielversion ist gewählt, die Kollektoren sind über den Note Assistant eingebaut und bis in die Produktion transportiert, die Berechtigungen liegen vor. Damit ist die Bühne bereitet für den Teil, der die eigentlichen Fakten zum bestehenden SAP HCM Alt-System liefert: Die Datensammlung und das Anlegen der Analyse in SAP for Me.
Zur Erinnerung der Aufbau unserer dreiteiligen Blog-Serie:
- Teil eins behandelt die notwendigen technischen (System-)Vorbereitungen,
- der vorliegende zweite Teil die eigentliche Durchführung im SAP HCM in Verbindung mit SAP for Me und
- Teil drei die Auswertung & Analyse der Ergebnisse.
Der Ablauf selbst ist technisch wenig herausfordernd. Die Fallstricke liegen nicht im Report, sondern in der Frage, wo er läuft, wer ihn startet und was mit den Ergebnissen geschieht, bevor sie Ihr Unternehmen verlassen.
Der Report RC_COLLECT_ANALYSIS_DATA
Aufgerufen wird der Report über die Transaktion SA38. Prinzipiell müssen Sie dabei drei Schritte beachten: Den korrekten Prüfumfang auswählen, die Analyse einplanen und, im Anschluss an die Datensammlung im Hintergrund, die entsprechende Analysedaten herunterladen. Am Ende steht ein ZIP-Archiv mit der Namenskonvention S4RCAnalysisData
Die in Teil eins getroffene Entscheidung zur Zielversion wird hier konkret, denn diese wird im Selektionsbild ausgewählt (Feld “Target S/4HANA Version”). Fehlt die gewünschte Version in der Auswahl, hilft ein Lauf des Reports /SDF/RC_START_CHECK mit der Option zur Katalogaktualisierung.
Zeichnet sich eine sehr lange Programm-Laufzeit ab, lässt sich der Prüfumfang bei Bedarf aufteilen. Die Teilergebnisse können nacheinander hochgeladen werden und über die Funktion zur Aktualisierung einer bestehenden Analyse zusammengeführt werden. DiesesVorgehen hält die Systembelastung in einem Rahmen, den auch ein produktives Abrechnungssystem verträgt.
Der Report wird mit dem User eingeplant, der den Report ausführt. Sollten die Berechtigungen nicht ausreichen kann ein technischer Hintergrundbenutzer in der SE37 hinterlegt werden.
Der richtige Mandant entscheidet über die Datenqualität
Der Readiness Check gehört in das Produktivsystem und in den Produktivmandanten. Nur dort liegen die realen Nutzungsdaten aus ST03N und nur mit ihnen wird sichtbar, welche Transaktionen und Programme tatsächlich im Einsatz sind.
Zwei Ausnahmen sind zu beachten. Die Konsistenzprüfung der Simplification Items läuft im Mandanten 000, weil der Software Update Manager sie während der eigentlichen Konversion ebenfalls dort ausführt. Im ersten Schritt reicht die Durchführung im Produktivmandaten aus. Welcher davon die maßgebliche Nutzung abbildet, sollte vorher geklärt werden.
Existieren mehrere Produktivmandanten, sollte der Report in jedem Mandanten ausgeführt werden.
Hintergrundjobs wollen überwacht werden
Der Master-Job startet je nach gewähltem Umfang eine Reihe von Kind-Jobs, unter anderem TMW_RC_SITEM_DATA_COLL für die Simplification Items, TMW_RC_HANAS_DATA_COLL und /SDF/HDB_SIZING_SM für das Sizing sowie TMW_RC_DVM_DATA_COLL für das Datenvolumen. Überwacht wird das Ganze mit Transaktion SM37.
Die Laufzeiten reichen von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden. Wichtig ist: Bricht ein Kind-Job ab, steht der Download der entsprechenden Analyse nicht zur Verfügung. Es genügt daher nicht, auf den Status des Master-Jobs zu monitoren. Wir prüfen die Protokolle der Kind-Jobs grundsätzlich einzeln, weil sich nur so die Ursache eingrenzen lässt. In aller Regel sind es fehlende Berechtigungen, Zeitüberschreitungen oder unvollständig eingebaute Hinweise. Als Langläufer bekannt sind die Sammlung der Geschäftspartnerdaten und die Erhebung der IDoc-Schnittstellendaten.
Für die systematische Fehlersuche stellt SAP mit dem Hinweis 2968380 einen Troubleshooting-Leitfaden bereit. Meldungen gehören unter die Komponente SV-SCS-S4R.
Kundeneigene Entwicklungen benötigen ganz besondere Aufmerksamkeit
Die Custom Code Analyse läuft nicht im Master-Job mit, sondern ist ein eigener, bewusst angestoßener Schritt. Es gibt zwei Wege: Der klassische Ansatz sieht den Report SYCM_DOWNLOAD_REPOSITORY_INFO im Entwicklungssystem vor. Details zu diesem finden Sie in dem Hinweis 2185390. Ist der Verwendungsnachweis-Index veraltet, sollte vorher SAPRSEUC im Hintergrund laufen.
Der von uns empfohlene, modernere Weg nutzt das ABAP Test Cockpit (kurz ATP), das über den Hinweis 2781766 in einem zentralen “Prüfsystem” für den Export vorbereitet wird. Wir empfehlen das ATP, um den Custom Code systematisch zu prüfen.
Um auch Informationen darüber zu sammeln, ob der entsprechende Custom Code überhaupt produktiv genutzt wird, empfehlen wir die Aktivierung des Usage Monitorings über die Transaktion SCMON, und die Transaktion für die Aggregation der Usage Daten über die SUSG. Somit lässt sich feststellen ob alte “Karteileichen” im System verblieben sind, die nicht mehr genutzt werden. Das verändert den Umfang des anzupassenden Custom Codes erheblich.
Ein Punkt, der im Personalwesen leicht unterschätzt wird: Die Nutzungshistorie sollte mindestens vier bis acht Wochen umfassen. SAP HCM Systeme werden im Zuge der Entgeltabrechnung von monatlichen Abrechnungsläufen besonders intensiv genutzt. Hinzukommen Jahreswechselaktivitäten am Jahresende und wer diese nicht mit auswertet, erhält kein vollständiges Bild.
In beiden Fällen entsteht eine separate Datei, die anschließend über die Funktion zur Aktualisierung einer bestehenden Analyse ergänzt wird. Der Custom Code aus einem Nicht-Produktivsystem lässt sich damit sauber der Produktivanalyse zuordnen.
Vor dem Upload steht der Blick ins Archiv
Das erzeugte ZIP enthält mehrere XML-Dateien und die passenden XSL-Stylesheets, die den Inhalt lesbar darstellen. Ein Detail, das regelmäßig für Verwirrung sorgt: Diese Darstellung funktioniert nur in Microsoft Edge und Mozilla Firefox. Chrome und Safari laden die lokal referenzierten Stylesheets nicht, die Datei erscheint dort leer oder als Rohtext.
Erhoben werden Nutzungsstatistiken, Datenvolumen-Informationen und Konfigurationseinstellungen, ausdrücklich keine Bewegungsdaten und keine Entgeltdaten. SAP sieht die Sichtprüfung und, falls nötig, eine manuelle Maskierung ausdrücklich vor und hat Sammlung und Upload bewusst voneinander entkoppelt. Im Personalwesen ist genau das der Punkt, an dem eine Abstimmung mit Datenschutz und falls notwendig mit dem Betriebsrat schnell und geräuschlos gelingt. Halten Sie diesen Schritt am besten schriftlich fest, bevor die erste Datei das Haus verlässt.
Der Upload nach SAP for Me macht die Analyse verfügbar
Der Upload erfolgt über die Landing Page unter me.sap.com/readinesscheck. Eine neue Analyse anlegen, sprechenden Namen vergeben, Kundennummer prüfen, ZIP auswählen, Nutzungsbedingungen bestätigen. Der Status wechselt anschließend von “In Vorbereitung” auf “Verfügbar”, in der Regel innerhalb einer halben Stunde. Der Browser aktualisiert das nicht von selbst. Bleibt der Status dauerhaft stehen, hilft der KBA 2896138 weiter.
Bei mehreren Quellsystemen lohnt sich ein konsequentes Namensschema aus Gesellschaft, System-ID und Datum. Wer vier HCM-Systeme konsolidiert, ist froh, die Analysen später ohne Rätselraten auseinanderhalten zu können.
Sichtbar ist die Analyse zunächst für alle S-User derselben Kundennummer, welche über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Externe Beteiligte werden über die Einstellungen im Dashboard per E-Mail-Adresse berechtigt, die mit einem SAP ID Service Account verknüpft sein muss. Eine automatische Benachrichtigung erfolgt dabei nicht, die URL muss separat mitgeteilt werden. Alternativ lässt sich eine Offline-Version des Ergebnisses generieren oder die Analyse in den eigenen SAP Cloud ALM Tenant übertragen.
Wenn das Produktivsystem nicht bereitsteht
Nicht immer lässt sich der Lauf im Produktivsystem aufgrund von Zugriffsbeschränkungen realisieren. Für diesen Fall beschreibt der Hinweis 2568736 den Weg über eine aktuelle Systemkopie. Über den Report TMW_RC_MANAGE_ST03N_DATA werden die Nutzungsdaten aus der Produktion exportiert und in die Kopie importiert.
Die Grenze dieses Verfahrens sollte man kennen: Übertragen werden ausschließlich die ST03N-Nutzungsdaten. Datenvolumen, Sizing und Schnittstellenanalyse spiegeln weiterhin den Stand der Kopie. Für eine belastbare Sizing-Aussage führt an der Produktion kein Weg vorbei.
Ähnlich technisch, aber ebenso folgenreich sind die Anforderungen an ST-PI. Für die Sizing-Daten empfiehlt SAP mindestens ST-PI 740 SP07 beziehungsweise 700/710 SP17, für die Datenvolumen-Analyse 740 SP01 beziehungsweise 700/710 SP09. Sind die Software Versionen auf einem älteren Stand, sollten die entsprechenden Checkboxen vor dem Einplanen abgewählt werden, sonst bricht der entsprechende Job ab.
Das Personalwesen hat auch bei der Durchführung eigene Regeln
Betreibt der Kunde sein SAP HCM als eigenständiges System, liefern die Prüfungen aus Finance und Logistik wenig Erkenntnis. Sie lassen sich abwählen und verkürzen die Laufzeit spürbar. Was bleibt, ist der für uns relevante Kern: die Verteilung der Personalstammdaten, die Organisationsstruktur, Abrechnungskalender und Abrechnungsfrequenz sowie die Eigenentwicklungen.
Gerade Letztere verdienen im HR besondere Aufmerksamkeit. Kundeneigene Infotypen, Abrechnungsschemata, Personalrechenregeln und Auswertungen über die logischen Datenbanken PNP und PNPCE sind über Jahre gewachsen und selten vollständig dokumentiert. Der Lauf über das ABAP Test Cockpit ist hier keine Kür, sondern die einzige Möglichkeit, den tatsächlichen Umfang der späteren Anpassungen belastbar zu beziffern.
Ausblick: Teil drei der ANNEXT Blog-Serie beschreibt die Auswertung & Analyse
Das Dashboard steht, die Daten sind erhoben. Damit ist die Grundlage geschaffen, aber noch keine Entscheidung getroffen. In der Folge müssen die Simplification Items fachlich bewertet werden und die Ergebnisse der Custom-Code-Analyse priosiert werden. Zudem bietet der Readiness Check eine gute Grundlage für Sizing und Datenarchvierung. Erst daraus entstehen Arbeitspakete, Aufwände und ein Fahrplan.
Wie wir die Ergebnisse lesen und in eine belastbare H4S4 Pre-Study überführen, beschreibt der dritte Teil unserer Blog-Serie. Schauen Sie gerne wieder vorbei.
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