Viele Unternehmen migrieren unter Zeitdruck nach H4S4. Über den Erfolg entscheidet selten die Technik, sondern die Qualität und Reihenfolge der Entscheidungen.
Nach Zahlen der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe (DSAG) im Vorfeld zu den Personaltagen 2026 arbeiten 71 Prozent der befragten Unternehmen noch mit SAP ERP Central Component (ECC) im Human Capital Management (HCM), sprich mit dem klassischen SAP HCM On-Premise. 64 Prozent sehen die Migration nach SAP HCM for S/4HANA (H4S4) als Priorität. Gleichzeitig endet die Mainstream Maintenance für SAP ECC im Jahr 2027. Die meisten Unternehmen migrieren also unter Zeitdruck, und genau dann rächt sich jeder Planungsfehler doppelt. Dieser Blog-Beitrag beschreibt die bewährte Standardvorgehensweise von ANNEXT zur H4S4-Migration (siehe Grafik: ANNEXT Methodik zur H4S4-Migration).
Eine strukturierte Vorgehensweise entscheidet über den Projekterfolg
Migrationsprojekte scheitern selten an der Technik, sondern an der strukturierten Vorgehensweise, Reihenfolge sowie Qualität der Entscheidungen. Wer die Zielarchitektur erst diskutiert, wenn das Projektteam bereits gestartet hat, verbrennt unnötig Budget. Ein Vorgehensmodell ist deshalb ein wesentliches Steuerungsinstrument für die Projektleitung und zuständigen Entscheider. Es trennt die strategische Frage nach dem Wohin von der operativen Frage nach dem Wie.
Stufe eins klärt die Zielarchitektur („Nordstern“)
Bevor jemand über Migrationsansätze diskutiert, braucht eine grundsätzlichere Frage eine Antwort: Ist SAP HCM for S/4HANA (H4S4) in der On-Premise oder Privat Cloud Edition (PCE) überhaupt das richtige Zielbild? Oder passt das cloudbasierte SAP SuccessFactors – die Go-Forward-Solution der SAP – oder eine hybride Landschaft, also eine Orchestrierung unterschiedlicher Lösungen besser? Der ANNEXT TomorrowNow Strategy Workshop bewertet dazu in zwei Tagen diverse Transformationsszenarien, von Talent Hybrid über Side by Side und Core Hybrid bis Full Cloud und Full On-Premise. Grundlage ist eine gewichtete Nutzwertanalyse mit sechs Bewertungsdimensionen und bis zu 23 Kriterien. Am Ende stehen drei Bausteine: Das Architekturzielbild für die künftige Systemlandschaft im Bereich Human Resources (HR), die Transformation Roadmap also der „Bebauungsplan“ für die HR/IT-Systemlandschaft und eine fundierte Betrachtung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership). Hierbei werden bei Bedarf auch unkonventionelle Überlegungen wie etwa die Übergangsoption einer kostenpflichtigen Extended Maintenance bis 2030 für das SAP ERP HCM Bestandssystem in Betracht gezogen. Das eigentliche H4S4-Migrationsvorhaben beginnt erst, wenn diese grundsätzlichen Entscheidungen gefällt und H4S4 als Ziel von allen relevanten Entscheidungsträgern abschließend bestätigt wurde. Sonst droht die klassische Schleife: Das Projekt läuft und parallel flammt die Architekturdiskussion wieder auf. Das kostet Monate – und viel Budget.
Stufe zwei legt wesentliche Leitplanken für das Projekt fest
Der ANNEXT Road2HANA Workshop (H4S4 Migration Strategy Workshop; siehe PDF unten) analysiert und strukturiert das eigentliche H4S4-Migrationsvorhaben. Vor dem ersten technischen Schritt stehen drei Grundsatzentscheidungen, die den gesamten Projektzuschnitt bestimmen: Der Migrationsansatz (Brownfield, Greenfield oder Bluefield), das angestrebte Betriebsmodell (On-Premise- oder Private Cloud Edition) und der „Transition-Pfad“ in einem ein- oder zweistufigen Verfahren (One-Step vs. Two-Step Approach).
Wer eine dieser Entscheidungen später revidiert, startet faktisch ein neues Projekt. Zwei Festlegungen flankieren sie: Eine H4S4 Sandbox zu einem frühen Projektzeitpunkt, welche sämtliche Annahmen am einem realen und produktivnahen Systemabzug überprüfbar macht. Zusätzlich gilt es zu klären, ob parallele Test-Abrechnungsläufe zur produktiven Abrechnung den geschäftskritischen Prozess der Entgeltabrechnung validieren sollen, denn erst der Vergleich einzelner Lohnarten und Personalnummern deckt eventuelle Abweichungen systematisch auf.
H4S4-Migration in sieben aufeinander aufbauenden Projektschritten
Eine Grundlage der Vorgehensweise stellt das von SAP bereitgestellte Toolset dar. Allen voran der SAP Readiness Check. Er liefert die Ausgangslage bzw. die „Landkarte“ des Vorhabens: Betroffene Vereinfachungen (Simplification Items), Umfang der Eigenentwicklungen (Custom Developments) und die Situation hinsichtlich eventueller Drittanbieterlösungen (Add-Ons). Auch eine Indikation für das Datenbank-Sizing ist eine wesentliche Aufgabenstellung, weil kostenrelevant. Der typische Fehler: Die Ergebnisse des Readiness Checks werden abgelegt und nie in konkrete Arbeitspakete übersetzt. Schritt zwei analysiert die Simplification Items, also die Stellen, an denen sich der Funktionsumfang von H4S4 gegenüber SAP ECC HCM verändert. Wer die Fachbereiche hier nicht einbindet, entdeckt Prozesslücken erst im Integrationstest, also zum teuersten Zeitpunkt. Schritt drei untersucht Schnittstellen, von SAP-zu-SAP Schnittstellen (ALE) über Zeitwirtschaftsterminals bis hin zur Behördenkommunikation. In gewachsenen Landschaften existieren regelmäßig Interfaces, die in keiner Übersicht stehen. Insofern ist eine strukturierte Bestandsaufnahme und ein „Interface-Inventory“ entscheidend. Diese Schritte lassen sich bei Bedarf auch in einer dem H4S4-Migrationsprojekt vorgelagerten H4S4 Pre-Study bündeln, um so eine sehr detaillierte Aussage inkl. Aufwands- und Kostenschätzung für die zuständigen Entscheider und Gremien zu schaffen. Das hilft bei der Budgetplanung für das Folgejahr.
Die Schritte vier und fünf prüfen die Eigenentwicklungen und Add-Ons. Bevor die Anpassungen des eigenen Codes hinsichtlich der HANA-DB Readiness erfolgen, lohnt sich vorab eine Analyse, welcher überhaupt noch produktiv in Verwendung ist. Bei Fremdsoftware ist eine enge Abstimmung mit dem jeweiligen Softwarehersteller bzw. SAP-Partner notwendig, deshalb gehören diese zu Projektanfang bereits eingebunden und nicht erst in die Testphase. Die Schritte sechs und sieben bilden – in Abhängigkeit von dem zuvor gewählten One-Step vs. Two-Step Approach – ein oder zwei getrennte Produktivstarts: Entweder erfolgt der HANA-Datenbank Wechsel als eigenständiger und vorgelagerter Projektmeilenstein oder dieser erfolgt in einem logischen Schritt gemeinsam mit der eigentlichen H4S4-Umstellung von SAP ECC HCM. Beide Ansätze bringen Vor- und Nachteile mit sich, die es gegeneinander abzuwägen gilt.
Zwei flankierende Parallelstränge
Parallel zum H4S4-Migrationsvorhaben können – aber müssen nicht – die Teilprojekte Sizing & Data Volume Management sowie Datenbereinigung stehen. Letzteres hat die planmäßige Löschung von historischen und nicht mehr relevanten HR-Anwendungsdaten beispielsweise mittels SAP Information Lifecycle Management (ILM) oder deren Archivierung zum Ziel. Im besten Falle sind diese Aktivitäten vor dem Datenbankwechsel abgeschlossen, denn was vorher gelöscht oder archiviert wurde, muss nie migriert werden (und verursacht weniger Kosten mit Blick auf die HANA-DB).
HR stellt eigene Anforderungen an die Migration
Wer eine H4S4 Migration analog wie eine “normale” S/4HANA Umstellung z. B. im Finance plant, übersieht drei Eigenheiten: Erstens ist die Korrektheit der Entgeltabrechnung nicht verhandelbar! Eine fehlerhafte Gehaltsabrechnung ist ein Vertrauensbruch und im Zweifel ein Fall für Sozialversicherung und Finanzamt. Zweitens unterliegen Personalstammdaten Mitbestimmung und Datenschutz: Systeme, die Verhalten oder Leistung erfassen können, berühren §87 des Betriebsverfassungsgesetzes, Aufbewahrung und Löschung die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Betriebsrat gehört deshalb früh an den Tisch. Dies gilt insbesondere, wenn mit der H4S4 Privat Cloud Edition die hochsensiblen Personaldaten in die Cloud wandern. Drittens ist kundeneigener Code im Personalwesen erfahrungsgemäß historisch gewachsen und oft undokumentiert.
Faszit: Die Architekturfrage kommt vor der Migrationsfrage
Drei Kernpunkte sollten Sie mitnehmen: Wer die Architekturfrage im Vorfeld eines H4S4 Projektes überspringt, migriert womöglich präzise in die falsche Richtung. Die teuren Fehler entstehen nicht in der Ausführung, sondern in der Reihenfolge; jeder ausgelassene Schritt meldet sich später zurück, bedauerlicherweise in diesem Fall mit Zins und Zinseszins… Und HR ist nicht die Logistik oder Finance: Abrechnungskorrektheit, Mitbestimmung und Datenschutz machen die Migration zu einer eigenen Disziplin, die Personalfachwissen und SAP Technologiekompetenz gleichzeitig verlangt.
Ihr nächster Schritt mit ANNEXT
Ist noch offen, ob H4S4 die richtige Zielarchitektur ist, beginnt der Weg mit dem ANNEXT TomorrowNow Strategy Workshop: Zwei Tage, fünf Szenarien, eine gewichtete Nutzwertanalyse. Steht H4S4 als Ziel fest, folgt der ANNEXT Road2HANA – H4S4 Migration Strategy Workshop mit bewährter Methodik wie etwa SAP Readiness Check, Analyse der Simplification Items, Entscheidung zwischen Brownfield und Greenfield sowie einer belastbaren Migration-Roadmap.
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